Al comenzar el año puede ser que estés bien entusiasmada con tus metas, tengas tu vision Board, tu mapa mental, tu lista, tu agenda... eso está excelente, pero no puede faltar cómo las vas a monitorear. Por esta razón, el sistema de monitoreo es medular a la hora de planificar y trabajar en tus metas. Si no sabes cómo te va, ¿cómo sabrás si tienes que mejorar, cambiar estrategias o modificar el plan? Necesitas crear procedimientos que te dirijan a monitorear lo que estás haciendo, ya sea cuantitativa o cualitativamente.
El monitoreo te ayuda a:
Tener sistemas de seguimiento: procedimientos continuos para saber cómo se está comportando tu meta y tus resultados.
Observación periódica: si quieres lograr algo, necesitas observar lo que estás haciendo para lograrlo. La observación no solo es general sino minuciosa de lo que haces.
Información: a base de las acciones y la observación obtendrás una información que te ayudará a tomar decisiones oportunas.
No es solo que te establezcas una meta, es que la trabajes y la monitorees para que la alcances.
¿Cómo hacer un monitoreo?
En este diagrama te muestro cómo puedes comenzar a monitorear tus metas:
Actividades: cuáles son, ofrece seguimiento a la construcción y acción de cada una de ellas.
Fechas: verifica que estés cumpliendo con las fechas límites establecidas.
Resultados: da seguimiento a los resultados de cada una de las actividades de forma independiente.
Tipos de monitoreo
✔️ Procesos: en este monitoreo evalúa las logísticas y la producción que estás alcanzando con esos procesos. Simplifica y maximiza, no hay que tener demasiados procesos, hay que tener los necesarios para las metas que deseas alcanzar.
✔️ RRSS/ Marketing: debes evaluar tus estadísticas de las redes sociales, tus DM's, conversaciones y resultados con el contenido que compartes y acciones que tomas. También las campañas de emails, la tasa de apertura de los emails, la tasa de clics, los CTA (llamadas a la acción). Aplica a whatsapp, telegram, grupos privados...
✔️ Ventas: mensualmente establece una meta de ventas, distribúyela semanalmente y evalúa diariamente los resultados en generar ventas, cantidad de prospectos, cantidad de cierres, el servicio o producto que más te genera, las objeciones...
✔️ Financieros: establece y monitorea tu presupuesta, si estás siendo intencional en las inversiones, los gastos, las ganancias, si debes hacer disminución de costos, si hay fugas de dinero...
Estos son algunos tipos de monitoreo, lo importante es que hagas este proceso parte de tu gestiones porque si no lo haces puedes estar perdiendo dinero, tiempo y esfuerzo. Además, te ayuda en la toma de decisiones y el mejoramiento continuo.
Beneficios de monitorear
Tomar medidas correctivas: cualquier desacierto si lo identificas a tiempo lo puedes corregir.
Enfoque: si ves continuamente tu meta y vas monitoreando lo que debes y has hecho, te mantendrás en ella.
Responder a las nuevas amenazas: es posible que tengas un análisis DAFO con unas posibles amenazas en tu proyecto, sin embargo, si monitoreas continuamente puedes identificar nuevas amenazas y prepararte para responder.
Aprovechar oportunidades: en el proceso descubrirás áreas de oportunidad que puedes aprovechar, si no monitoreas vas a ir en automático.
Análisis y toma de decisiones: al recopilar información valiosa podrás analizarla y tomar decisiones oportunas y acertadas porque tendrás la evidencia para sustentarlas.
Herramientas digitales para monitorear tus acciones y resultados
1️⃣ Google Calendar: ayuda a establecer bloques de tiempo y medir procesos y producción en términos de manejo de tiempo.
2️⃣ Excel: registros importantes con funcionalidades para rastrear, medir y evaluar.
3️⃣ Informe P&L (Profit & Loss): para registrar entradas y salidas, calcular y evaluar aspectos financieros.
4️⃣ Trello: tablero que te permite registrar eventos, proyectos y gestiones con fechas de vencimientos, listas de control, calendarios y otras funcionalidades que te ayudan a monitorear procesos y tareas.
5️⃣ Sistema de automatizaciones (mailchimp, keap...): puedes identificar cantidad de prospectos, conversiones, tasa de apertura de emails, clics, acciones... y puedes ofrecer seguimiento.
Errores al monitorear
✔️ No tener claro los indicadores: debes saber qué vas a estar monitoreando, cuáles son esos indicadores de rendimiento de tu meta.
✔️ No establecer los periodos y fechas de monitoreo: lo que no se escribe no se hace o se procrastina, por lo tanto si no estableces los tiempos, estarás haciéndolo fuera de fechas o cuando te acuerdes.
✔️ Ser deshonesta en el proceso: mirar solo por encima para no encontrar tus verdaderas fallas.
✔️ No utilizar los datos: si monitoreas y no utilizas los datos te quedarás en el mismo lugar.
✔️ Evadir tu responsabilidad: buscar pretextos y culpables por los resultados menos favorables. Eso lo único que te resta es tiempo y liderazgo. En mi podcast puedes escuchar más sobre este tema.
El monitoreo es esencial para diferenciarte de tu competencia y posicionarte, por eso debes comenzar a crear sistemas para monitorear e identificar áreas de oportunidad. La diferenciación es clave para el crecimiento y ser un referente en tu campo. Comienza trabajando tu monitoreo y utilízalo a tu favor en la diferenciación.
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Un abrazo y bendiciones, Verónica 🤗